SOP Penerimaan Bahan Baku dari Kurir

Tujuan

SOP ini dibuat untuk memastikan setiap bahan baku yang diterima di cabang sesuai dengan data pada sistem. Dengan mengikuti prosedur ini, perusahaan dapat menjaga ketepatan stok, meminimalkan kesalahan pengiriman, serta memastikan proses operasional berjalan dengan lancar.

Seluruh karyawan yang bertugas di cabang wajib mengikuti prosedur ini setiap kali menerima pengiriman bahan baku dari kurir.

Alur Penerimaan Bahan Baku

1. Sambut Kurir

Ketika kurir tiba di cabang membawa bahan baku, segera hampiri kurir dengan sikap yang sopan dan profesional.

Jangan menunggu kurir menurunkan barang sendiri. Seluruh proses penerimaan harus dilakukan oleh karyawan yang sedang bertugas agar barang dapat diperiksa dengan benar sejak awal.

2. Periksa Daftar Pengiriman pada Sistem

Sebelum ada barang yang diturunkan dari kendaraan kurir, buka aplikasi atau sistem penerimaan bahan pada handphone.

Periksa daftar pengiriman yang ditujukan untuk cabang Anda, kemudian pastikan:

• Nama bahan sesuai.
• Jumlah bahan sesuai.
• Pengiriman memang ditujukan untuk cabang Anda.

Langkah ini bertujuan untuk mencegah kesalahan pengiriman antar cabang.

3. Turunkan Bahan Sesuai Daftar

Setelah daftar pada sistem dipastikan benar, ambil hanya bahan baku yang tercantum pada sistem.

Pastikan:

• Tidak ada barang tambahan yang ikut diturunkan.
• Tidak ada barang yang tertinggal apabila memang termasuk dalam daftar.
• Seluruh bahan dipindahkan dengan hati-hati agar tidak rusak atau kotor.

Apabila menemukan ketidaksesuaian antara barang yang dibawa dengan data pada sistem, jangan langsung menerima barang tersebut. Segera laporkan kepada admin atau penanggung jawab operasional untuk mendapatkan konfirmasi.

4. Susun Bahan dengan Rapi

Setelah semua bahan berhasil diturunkan, susun seluruh barang di samping gerobak dengan rapi.

Pastikan semua bahan terlihat jelas sehingga mudah diperiksa dan didokumentasikan.

Penataan yang rapi juga memudahkan proses pengecekan apabila terjadi selisih atau kesalahan pengiriman.

5. Foto sebagai Bukti Penerimaan

Buka aplikasi penerimaan bahan pada handphone.

Ambil foto seluruh bahan baku yang telah diturunkan.

Pastikan foto memperlihatkan:

• Keranjang roti.
• Kardus bahan baku.
• Seluruh bahan yang diterima.
• Kondisi barang terlihat jelas.
• Pencahayaan cukup sehingga foto mudah diperiksa.

Foto ini berfungsi sebagai bukti bahwa bahan yang diterima sesuai dengan daftar pengiriman.

6. Unggah Foto ke Sistem

Setelah foto selesai diambil, unggah foto melalui aplikasi.

Pastikan proses upload berhasil sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.

Apabila upload gagal karena kendala jaringan, ulangi proses hingga berhasil atau laporkan kepada penanggung jawab sesuai prosedur yang berlaku.

7. Simpan Bahan Baku

Setelah proses penerimaan selesai, segera simpan seluruh bahan baku ke tempat penyimpanan sesuai standar operasional.

Penyimpanan yang tepat membantu menjaga kualitas bahan baku dan memudahkan proses operasional berikutnya.

Hal yang Harus Diperhatikan

Selalu lakukan pengecekan sebelum barang diturunkan.

Jangan menerima barang yang tidak tercantum pada sistem tanpa persetujuan dari penanggung jawab.

Jangan melewatkan proses dokumentasi foto.

Pastikan foto berhasil diunggah sebelum proses penerimaan dinyatakan selesai.

Tangani seluruh bahan baku dengan hati-hati agar tidak rusak.

Apabila terdapat selisih jumlah, barang rusak, atau pengiriman tidak sesuai, segera laporkan kepada admin atau penanggung jawab operasional.

Tujuan Akhir SOP

Dengan menjalankan SOP ini secara konsisten, perusahaan dapat:

• Menjaga akurasi stok di setiap cabang.
• Mengurangi risiko kehilangan atau salah kirim barang.
• Mempermudah proses audit dan pengecekan inventori.
• Menyediakan dokumentasi yang lengkap untuk setiap pengiriman.
• Meningkatkan ketertiban dan efisiensi operasional.

Setiap karyawan bertanggung jawab untuk menjalankan SOP ini dengan disiplin pada setiap proses penerimaan bahan baku. Konsistensi dalam mengikuti prosedur akan membantu menjaga kualitas operasional dan memastikan setiap cabang menerima bahan baku secara tepat, lengkap, dan terdokumentasi dengan baik.